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個人情報保護規程

個人情報保護規程のご紹介です。


十文字学園女子大学における個人情報の保護に関する規程

目的

第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第1条及び第3条の趣旨に従い、十文字学園女子大学・同短期大学部(以下「本学」という。)が保有し、又は保有しようとする学生・教職員等の個人情報に関し、個人の人格尊重の理念の下に、その適正な取り扱いを図ることを目的とする。

法令等の遵守、用語の定義

第2条 本学において、学生・教職員等の個人情報を取り扱うにあたっては、法、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「令」という。)並びに「文部科学省所管事業分野における個人情報ガイドライン」(平成27年文部科学省告示第132号。以下「告示」という。)に従って行うものとする。
2 この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
3 この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
4 この規程において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
5 この規程において「保有個人データ」とは、本学が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存在が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして令第3条で定めるもの又は6ケ月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。

教職員の責務

第3条 本学の教職員又は教職員であった者は、業務上知り得た学生・教職員等の個人情報の内容を他人に漏らし、又は不当な目的に使用してはならない。

個人情報保護管理責任者の設置

第4条 個人情報の適正な管理及び安全保護を図るため、個人情報保護管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。
2 本学における管理責任者の所掌分野は別表1のとおりとする。
3 管理責任者は法第20条、第21条及び第22条の規定に従い、自己の管理する所掌分野の個人情報に関し、安全管理のために必要かつ適切な措置を講じると共に、自己の管理する教職員及び委託先に対し、必要かつ適切な監督を行うものとする。

個人情報保護管理委員会の設置

第5条 第1条の目的を達成するために、本学に個人情報保護管理委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会は本規程に定めるもののほか、次の権限を有する。
 一 個人情報保護に関する重要事項を審議、決定すること。
 二 管理責任者に対し、審議上必要な資料の提出を求め、又は意見を聴取すること。
 三 審議結果に基づき、管理責任者に対して、助言、指導又は勧告を行うこと。
 四 個人情報等の取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善のために個人情報等の取扱状況について、必要に応じて点検を行い、その判断により、監査を実施すること。
3 委員は、委員会で知り得た個人情報の内容を他人に漏らしてはならない。委員退任後も同様とする。
4 委員会の構成及び運営については十文字学園女子大学・同短期大学部全学委員会通則規程で定める。

個人情報の収集

第6条 管理責任者は、個人情報を収集するときは、法第15条及び第16条の規定の趣旨に沿って、利用目的をできる限り特定し、その目的達成に必要な最小限度の範囲で収集しなければならない。
2 管理責任者は法第17条の規定に従い、適正かつ公正な手段により、個人情報を収集しなければならない。
3 管理責任者は第三者からの提供により、個人情報を取得する場合には、提供元の法の遵守状況、ならびに当該個人情報が適法に取得されたことを確認しなければならない。
4 管理責任者は個人情報を収集したときは、法第18条の趣旨に従い、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し又は公表しなければならない。
5 本学の業務遂行上新たに個人情報を収集するときは、管理責任者はあらかじめ以下の事項を委員会に届け出て承認を得なければならない。届出事項を変更する場合も同様とする。
 一 個人情報の名称
 二 個人情報の利用目的
 三 個人情報の収集の対象者
 四 個人情報の収集方法
 五 その他委員会が必要と定めた事項

個人情報の管理

第7条 管理責任者は、法第19条及び第20条の趣旨に従い、個人情報の安全保護及び正確性の維持のため、次の各号に掲げる事項について、適正な措置を講じなければならない。
 一 紛失、毀損、破壊その他の事故の防止
 二 改ざん及び漏えいの防止
 三 個人情報の正確性及び最新性の維持
 四 不要となった個人情報のすみやかな廃棄又は消去

個人情報の利用制限

第8条 管理責任者は、法第16条及び第23条の規定の趣旨に従い、個人情報を収集された目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
 一 本人の同意があるとき。
 二 法令の定めがあるとき。
 三 個人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき。
 四 公衆衛生の向上のため特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき。
 五 国又は地方公共団体等の公的機関の事務の遂行に協力する必要がある場合で、本人の同意を得ることが当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
六 専ら学術研究又は統計の作成のために利用し、又は提供する場合で、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
 七 学内における教務上及び事務上の必要があり、本人の権利利益を不当に侵害するおそれがないと認められるとき。
 八 その他委員会が正当と認めたとき。
2 管理責任者は、前項但し書の規定により、個人情報を収集された目的以外のために利用又は提供したときは、その理由、提供先等をすみやかに委員会に届け出なければならない。
3 管理責任者は、前項により個人データを第三者に提供する(前項第二号から第五号を除く)場合は、提供先に対し、次の各号に掲げる措置をとらせなければならない。
 一 提供先において、当該個人データの取扱いを通じて知り得た個人情報をその従業者に漏らし、又は盗用してはならないこと。
 二 当該個人データの再提供を行うに当たっては、あらかじめ文書をもって関係事業者の了承を得ること。
 三 提供先における保管期間等を明確化すること。
 四 利用目的達成後の個人データの返却又は提供先での破棄・削除が適切になされること。
 五 提供先において、当該個人データの複写及び複製をしてはならないこと。
4 管理責任者は、第三者に提供される個人データ(要配慮個人情報を除く。以下この項において同じ。)について、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、委員会に届け出たときは、第1項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
 一 第三者への提供を利用目的とすること。
 二 第三者に提供される個人データの項目
 三 第三者への提供の方法
 四 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
 五 本人の求めを受け付ける方法
5 管理責任者者は、前項第二号、第三号又は第五号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、委員会に届け出なければならない。
6 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
 一 管理責任者が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
 二 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
 三 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
7 管理責任者は、前項第三号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

個人情報に関する業務の学外委託

第9条 個人情報に関する業務を学外に委託するときは、管理責任者は、法第22条の規定の趣旨に沿って、委託先において、個人情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
2 前項の監督を行うため、次の措置を講じるものとする。
 一 委託先の適切な選定
 二 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結
 三 委託先における個人情報等の取扱状況の把握
3 前項二号に定める契約は、その内容に、秘密保持義務、個人情報等の持出しの禁止、個人情報等の目的外利用の禁止、再委託における条件(再々委託について最初の委託先の許諾を要することを含む。)、漏えい事故等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の個人情報等の返却又は廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込まなければならない。

届出事項の閲覧

第10条 学生、教職員等は、本人であることを明らかにして、第6条第5項の規定によって承認された事項及び第8条第2項の規定によって届け出られた事項を閲覧することができる。

自己に関する個人データの開示

第11条 学生、教職員等は、自己に関する個人データの開示を請求することができる。
2 開示の請求があったときは、管理責任者は、法第25条の規定の趣旨に沿って、当該本人に係る保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
 一 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
 二 本学の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
 三 他の法令に違反することとなる場合。
3 管理責任者は前項但し書の規定により個人データの全部又は一部を開示しない決定をしたときは、委員会にその旨を届け出ると共に、本人に対し、その理由を文書により通知しなければならない。
4 第1項に規定する請求は、法第29条の規定の趣旨に従い、別紙様式1に定める「保有個人データ開示等請求書」を管理責任者に提出することにより行うものとする。

自己に関する個人データの訂正等

第12条 学生、教職員等は、自己に関する個人データの記録に誤りがあると認めたときは、前条第4項に定める手続に準じて、管理責任者に対し、その訂正、追加又は削除(以下「訂正等」という。)を請求することができる。
2 管理責任者は、前項の規定による請求を受けたときは、法第26条の規定の趣旨に沿って、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正等に応じないときは、委員会にその旨を届け出ると共に、本人に対しその理由を文書により通知しなければならない。

自己に関する個人データの利用停止等

第13条 学生、教職員等は、自己に関する個人データが第6条の規定に違反して収集され又は第8条の規定に違反して利用又は提供されていると認めたときは、第11条第4項に定める手続に準じ、管理責任者に対し当該個人データの利用の停止又は消去(以下「利用停止等」という。)を請求することができる。
2 管理責任者は、前項の規定による請求を受けたときは、法第27条の規定の趣旨に沿って、すみやかに調査のうえ、必要な措置を講じ、結果を本人に通知しなければならない。ただし、利用停止等に応じないときは、委員会にその旨を届け出ると共に、本人に対しその理由を文書により通知しなければならない。

不服の申立て

第14条 自己の個人データに関し、前3条に規定する請求に基づいてなされた措置に不服がある者は、本人であることを明らかにして、委員会に対し、申立てを行うことができる。
2 委員会は、前項の規定による不服申立てを受けたときは、法第31条の規定の趣旨に沿って、すみやかに審議、決定し、その結果を文書により本人に通知しなければならない。
3 委員会は、必要があると認めるときには、申立人又は管理責任者から意見の聴取を行うことができる。
4 不服の申立ては、別紙様式2に定める「個人データに係る不服申立書」を委員会に提出することにより行うものとする。

附 則
この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附 則
この規則は、平成23年4月1日から施行する。
附 則
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附 則
この規程は、平成25年4月1日から施行する。
附 則
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附 則
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附 則
この規程は、平成29年6月15日から施行する。

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