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個人情報保護規程


個人情報保護規程のご紹介です。
学校法人十文字学園における個人情報の保護に関する規程

令和元年12月25日規程第189号
令和元年12月25日制  定
令和2年4月1日最終改正
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号、以下「法律」という。)に則り、学校法人十文字学園(以下「本学園」という。)が個人情報を取得、利用、保管、その他の取扱いを行うについて必要な事項を定め、個人情報の適切な保護に資することを目的とする。
2 「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号)における個人番号及び特定個人情報の取扱いについては、「学校法人十文字学園特定個人情報の適正な取扱いに関する規程」に定める。

(定義)
第2条 この規程で掲げる用語の定義は、次のとおりとする。
 一 「個人情報」とは、生存する個人(学生・生徒・園児及びその保護者並びに卒業生、教職員、役員その他現在及び過去に本学園と関わった者すべてを含む。)に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
  ア 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの
  イ 当該情報自体からは特定の個人を識別することができなくても、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるもの
  ウ 個人識別符号が含まれるもの
 二 「個人識別符号」とは、次のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報保護政令(以下「政令」という。)で定めるものをいう。
  ア 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号、その他の符号
  イ 個人ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は書類等に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号、その他の符号
 三 「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
 四 「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの、又は個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他の検索を容易にするためのものを有するものをいう。
 五 「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
 六 「保有個人データ」とは、本学園が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
  ア 当該個人データの存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの
  イ 6ヶ月以内に消去することとなるもの

(教職員等の責務)
第3条 教職員、理事、監事及び評議員(以下「教職員等」という。)は、この規程その他本学園の諸規定を遵守し、個人情報を保護する責務を負う。
2 教職員等は、職務等により知り得た情報を、故意又は過失により、漏えいし、滅失し若しくはき損し、又は不当な目的に利用してはならない。その地位を退いた後においても同様とする。

(適用除外)
第4条 この規程は、十文字学園女子大学(以下「大学」という。)が学術研究の用に供する目的で個人情報を取り扱う場合には適用しない。ただし、その場合においても、できる限りこの規程に準じて個人情報を取り扱うようにするなど、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。

第2章 個人情報の取得、利用

(適正取得)
第5条 本学園は、適法かつ相当な手段により個人情報を取得しなければならない。

(利用目的の特定、通知又は公表)
第6条 本学園は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定しなければならない。
2 本学園は、個人情報を取得した場合は、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、本人から直接書面(電磁的記録を含む。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りではない。
4 前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
 一 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人若しくは第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、又は本学園の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
 二 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
 三 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

(利用目的の変更、制限)
第7条 取得した個人情報は、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて、取り扱ってはならない。
2 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
3 前2項の規定により特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱う場合は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
 一 法令に基づく場合
 二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
 三 公衆衛生の向上又は生徒及び園児の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
 四 国又は地方公共団体等が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

(要配慮個人情報の取得)
第8条 要配慮個人情報を取得する場合には、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得なければならない。
 一 前条第3項各号に該当する場合
 二 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体等により公開されている場合
 三 本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合
 四 委託、事業継承又は共同利用により個人データである要配慮個人情報の提供をうけるとき

第3章 個人データの安全管理

(個人情報保護管理者)
第9条 本学園に、個人情報の保護・管理に関する責任を担う個人情報保護管理者(以下「管理者」という。)を置き、大学に関しては学長、十文字中学・高等学校(以下「中高」という。)に関しては校長、十文字女子大附属幼稚園(以下「幼稚園」という。)に関しては園長、法人本部(以下「本部」という。)に関しては法人本部長をもって充てる。
2 管理者は所掌する個人データを総括的に管理するとともに、各部署で個人データを取り扱う責任者及び担当者(以下「取扱責任者」及び「取扱担当者」という。)に対し、当該個人データの安全管理が図られるように、必要かつ適切な監督を行わなければならない。
3 本学園における取扱責任者及びその所掌分野は、別表のとおりとする。

(個人情報保護管理委員会)
第10条 個人情報の保護を適正に行うため、大学・幼稚園と中高・本部にそれぞれ個人情報保護管理委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2 委員会は、次に掲げる事項について審議する。
 一 個人情報の保護・取扱い・安全管理等に関する重要事項
 二 新たなリスクに対応するための個人情報の安全管理措置の評価、見直し及び改善に向けた取り組み
 三 保有個人データの開示、訂正、追加、削除利用の停止若しくは消去の要求、利用目的の通知の請求又は苦情申立てがあった場合に、管理者から付議された事項
 四 その他個人情報の保護のために必要な事項
3 委員会の構成及び運営については別に定める。

(適正な管理)
第11条 取扱責任者及び取扱担当者は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するように努めなければならない。
2 取扱責任者及び取扱担当者は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データのための安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
3 大学及び中高の情報システムの管理運営者は、アクセス制御、アクセス者の識別と認証、個人データへの外部からの不正アクセス等の防止など技術的安全管理措置を講ずるものとする。

(情報漏えいへの対応)
第12条 本学園の教職員等は、個人データの漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合は、直ちに管理者に報告しなければならない。
2 前項の報告を受けた管理者は、理事長に報告するとともに、速やかに次の措置を講じなければならない。
 一 事実関係の調査及び原因の究明
 二 影響範囲の特定
 三 影響を受ける可能性のある本人への連絡
 四 再発防止策の検討及び実施
 五 事実関係及び再発防止策の等の公表
3 個人データ等の漏えい等のうち、その影響が重大なものであると理事長が判断した場合は、法律に基づき設置されている個人情報保護委員会及び文部科学省に対し、事実関係及び再発防止等の報告をする。

第4章 個人データの委託、共同利用、第三者提供

(委託)
第13条 本学園が利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データの取扱いの全部又は一部を外部業者等に委託する場合には、個人データを提供することができる。
2 前項の場合、本学園は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
3 前項の監督のため、委託先と締結する委託契約に、次の事項を盛り込むものとする。ただし、委託の内容又は性質により、記載する必要がないと認められる事項については、この限りではない。
 一 委託先における個人データを取り扱う者の明確化に関する事項
 二 委託先において講ずべき安全管理措置の内容
 三 個人データの加工(委託契約の範囲内のものを除く。)、改ざん、複写又は複製(安全管理上必要なバックアップを目的とするもの等委託契約範囲内のものを除く。)の禁止
 四 委託先の秘密の保持に関する事項
 五 委託された個人データの再委託の可否及び条件等に関する事項
 六 委託契約終了の個人データの返却又は委託先における破棄若しくは削除に関する事項
 七 委託契約内容が遵守されなかった場合の損害賠償その他の措置に関する事項
 八 委託先において個人データの漏えい事項等が発生した場合の報告義務及び責任に関する事項
 九 委託契約期間等に関する事項

(共同利用)
第14条 本学園は、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合には、当該特定の者に個人データを提供することができる。
2 前項の場合において、本学園は、次に掲げる事項を、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
 一 個人データを共同利用する旨
 二 共同利用する個人データの項目
 三 共同利用する者の範囲
 四 共同利用する者の利用目的
 五 共同利用する個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称

(第三者への提供)
第15条 本学園は、第7条第3項各号に該当する場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
2 前項の規定にかかわらず、第三者に提供される個人データ(要配慮個人情報を除く。)について、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、法律に基づき設置されている個人情報保護委員会に届け出たときは、当該個人データを第三者に提供することができる。
 一 第三者への提供を利用目的とすること
 二 第三者に提供される個人データの項目
 三 第三者への提供の方法
 四 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること
 五 前号の本人の求めを受け付ける方法
3 次に掲げる場合は、第三者提供に該当しない。
 一 第14条の定めによる委託に伴って個人データを提供する場合
 二 前条の定めによる共同利用に伴って個人データを当該特定の者に提供する場合
 三 合併その他の事由による事業の継承に伴って個人データを提供する場合

(第三者への提供に係る記録の作成等)
第16条 個人データを第三者(国の機関、地方公共団体、独立行政法人等、地方独立行政法人を除く。)に提供したときは、取扱責任者は、第7条第3項各号及び第15条第三項各号に該当する場合を除き、次の事項に関する記録を作成し、3年間保存しなければならない。
 一 本人の同意を得ている旨(前条2項の規定により個人データを提供した場合は提供した年月日)
 二 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項(不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨)
 三 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
 四 当該個人データの項目

(第三者からの提供を受ける際の確認等)
第17条 第三者(国の機関、地方公共団体、独立行政法人等、地方独立行政法人を除く。)から個人データの提供を受けるに際しては、取扱責任者は、第7条第3項各号及び第15条第三項各号に該当する場合を除き、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。
 一 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
 二 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 前項により個人データの提供を受けた場合、取扱担当者は、次の事項に関する記録を作成し、3年間保存しなければならない。
 一 本人の同意を得ている旨(法律第23条第2項の規定により個人データの提供を受けた場合は個人データの提供を受けた年月日)
 二 前項各号に掲げる事項
 三 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
 四 当該個人データの項目
 五 法律第23条第2項の規定により個人データの提供を受けた場合は、法律に基づき設置されている個人情報保護委員会により公表されている旨

第5章 保有個人データの開示、訂正、利用停止等

(保有個人データの本人への通知)
第18条 本学園は、保有個人データに関し、次に掲げる事項を本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置くものとする。
 一 本学園の名称
 二 全ての保有個人データを利用目的(第6条第4項第一号、第二号に該当する場合を除く。)
 三 保有個人データの利用目的の通知請求(次条)、開示請求(第20条)、訂正等の請求(第21条)、又は利用停止等の請求(第22条)に応じる手続
 四 保有個人データの取扱いに関する苦情や問い合わせの申出先

(利用目的の通知請求)
第19条 本学園は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
 一 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
 二 第6条第4項第一号、第二号に該当する場合
2 本学園は、当該保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

(保有個人データの開示請求)
第20条 本学園は、本人から、当該本人が識別される保有データの開示(存在しないときにはその旨を知らせることを含む。)の請求を受けたときは、本人に対し、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
 一 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
 二 本学園の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
 三 他の法令に違反することとなる場合
2 開示の方法は、書面の交付による方法(開示の請求を行った者が同意した方法があるときは、当該方法)とする。
3 本学園は、当該保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき、又は当該保有個人データが存在しないときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

(保有個人データの訂正等)
第21条 本学園は、本人から、当該本人が識別される保有データに誤りがあり、事実でないという理由によって、内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)の請求を受けた場合は、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
2 本学園は、当該保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知しなければならない。

(保有個人データの利用停止等)
第22条 本学園は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが、次の各号のいずれかに該当するという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)の請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
 一 第5条の規定に違反して偽りその他不正の手段により取得されたものであるとき
 二 第7条の規定に違反して本人の同意なく目的外利用がされているとき
 三 第8条の規定に違反して本人の同意なく要配慮個人情報が取得されたものであるとき
2 本学園は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが、第15条の規定に違反して本人の同意なく第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者提供の停止の請求を受けた場合であって、その請求に理由があると判明したときは、遅滞なく、第三者提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額な費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
3 本学園は、当該保有個人データの全部若しくは一部について、利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

(理由の説明)
第23条 本学園は、第19条第2項、第20条第3項、第21条第2項又は前条第3項の規定により、本人から求められ、又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するように努めなければならない。

(開示等の手続き)
第24条 第19条第1項、第20条第2項、第21条第1項又は第22条第1項若しくは第2項の規定による請求(以下この条において「開示等の請求等」という。)をするときは、本人であることを明らかにし、「保有個人データ開示等請求書」(様式1)に必要な事項を記載し、当該取扱責任者あてに提出するものとする。
2 本学園は、本人に対し、開示等の請求等に関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。
3 開示等の請求等は、代理人によってすることができる。

(不服の申立て)
第25条 第19条第2項、第20条第3項、第21条第2項又は第22条第3項の規定により本学園が決定した措置について不服がある場合は、委員会に対し、不服の申立てをすることができる。
2 前項の申立てをするときは、本人であることを明らかにし、「個人データに係る不服申立書」(様式2)に必要な事項を記載し、委員会あてに提出するものとする。
3 委員会は、第1項の申立てがあったときは、速やかに、必要な調査を行うものとする。この場合において、委員会は、必要に応じ、不服申立人、取扱責任者、取扱担当者その他関係者の出席を求め、意見又は説明を聴くことができる。
4 委員会は、調査終了後、その結果(当該不服申立てにより本学園が是正措置等を講ずる場合はその旨)を不服申立人に文書で通知するものとする。

(苦情処理)
第26条 本学園は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
2 本学園は、苦情処理等の窓口を、大学・幼稚園に関しては大学総務部総務課に、中高・本部に関しては中高事務室に設置し、本人からの苦情の申出を受けた場合は、直ちにその旨を、当該個人情報を所管する取扱責任者に報告する。
3 前項の報告を受けた取扱責任者は、必要に応じて委員会に付議し意見を聴くなど、当該苦情に対し、適切に対応しなければならない。

第6章 雑則

(関係法令の適用)
第27条 この規程に定めのない事項及びこの規程の解釈適用は、法律その他の関係法令に従う。

(改廃)
第28条 この規程の改廃は、常任理事会が行う。
   附 則
1 この規程は、令和元年12月25日から施行する。
2 「十文字学園女子大学における個人情報の保護に関する規程」及び「十文字中学校・十文字高等学校における個人情報の保護に関する規程」は廃止する。
   附 則
この規程は、令和2年4月1日から施行する。